定期点検の案内・返信整理プロンプト

解説記事内の入力例・プロンプトを抜粋した練習用資料です。架空の条件・数値を含みます。実際に使う前に記事の手順と確認点を読み、自社の条件・根拠資料に合わせて置き換えてください。AIの出力は担当者が確認してください。

出典記事：定期点検の往復はがき・電話調整を減らす｜ChatGPTで候補日案内・返信整理・確定連絡を作るプロンプト
サイト内URL：/column/koumuten-ai-tenken-annai/

--- 記事の入力例・プロンプト 1 ---
定期点検の案内を準備します。
匿名化した台帳：［案件ID・今回の内容・前回記録・候補日・所要時間］
今回確認すること／前回の申し出／実施記録／案内前の確認事項に整理してください。
「申し出あり」と「対応完了」を区別してください。費用・保証・故障原因・修理の要否を推測しないでください。

--- 記事の入力例・プロンプト 2 ---
社内確認済み情報：［点検内容・候補日・所要時間・費用の案内方針］
定期点検の案内メールの件名と本文を作ってください。
点検の案内→確認する内容→候補日→返信してほしいことの順にします。
候補はまだ予約確定ではないと分かる表現にしてください。前回の申し出は確認できた範囲だけ触れてください。
「すべて無料」「必ず修理します」など未確認の約束をしないでください。送信はせず原稿だけ作ってください。

--- 記事の入力例・プロンプト 3 ---
お客様の返信：［匿名化して貼る］
担当者が最終確認した訪問日時：［確定情報。未確認なら未確認］
担当者・当日の連絡先：［確定情報または要記入］
日時が確定している場合だけ、点検の確定連絡文を作ってください。未確認なら、社内確認後に連絡する下書きにしてください。
返信に新しい困りごとがあれば、確認事項として別欄に残し、原因や修理方法は診断しないでください。
複数人の返信があるときは、顧客ID／希望日時／社内確認の状態／次の連絡の一覧を先に作ってください。同じ枠を複数人が希望している場合は重複として止め、勝手に割り当てないでください。メール送信・カレンダー登録は行わず、担当者の確認用出力にします。

--- 記事の入力例・プロンプト 4 ---
直前の出力の［該当箇所］を修正してください。
確認済みの事実：［原文を貼る］
誤って追加された内容：［記入］
原文にない情報を削除し、不明な点は未確認として残してください。
修正箇所と理由を示し、ほかの確認済み部分は変えないでください。