ChatGPT・Claudeで住宅営業の初回ヒアリングシートを作るには？

住宅営業の初回ヒアリングシートは、予約メモをChatGPTかClaudeに渡せば、来場前に質問の順番と記録欄まで下書きできます。シートは全欄を埋める表ではなく、着座後の面談で何を話すかの準備資料です。氏名や連絡先は外して貼ります。

ヒアリングシートは5つの手順で作る

流れは次のとおりです。各手順は、後の節でプロンプトつきで説明します。

1. 予約メモから氏名・連絡先を外し、A様などに置き換える
2. プロンプト1で、予約で分かったことと未確認を分ける
3. プロンプト2で、会話として聞ける質問と深掘りを作る
4. プロンプト3で、印刷できる記録欄つきのシートにする
5. 担当者が質問を点検し、当日の面談に使う

接客後の全文整理は商談議事録で扱います。この記事は、来場前に聞くことを準備する用途です。

どのAIに何を任せる？

AIが担当するのは整理と文章化です。何を聞くかの最終判断と、当日の会話は人が行います。

ファイルの添付や表の出力は、プランや組織の設定で使える範囲が異なります。使えないときは、許可された範囲の文字を貼って、表はテキストで出してもらってください。

お客様の情報はどこまで入力してよい？

予約メモには、お客様の事情が含まれます。入力前に、次の3点を確認します。

学習への利用設定の名称や初期値は、サービスとプランで異なります。検索結果の抜粋では、ChatGPTは「データコントロール」、Claudeはプライバシー設定に関連項目があると紹介されていますが、本文は取得できていません。最新の条件は公式で確認してください。

予約メモは事実と未確認に分けて用意する

初回接客は、アンケート記入とヒアリング、建物の案内、着座、着座後の面談、次に会う理由づくりの5工程で進みます。このうちAIで準備するのは、着座後の面談で聞く順番です。

着座後の面談には最低90分を取りたいところです。商品説明で時間を使い切らず、お客様の事情を聞く時間を確保するために、質問を先に決めておきます。

予約メモは、確認済みの事実にID（H01など）を付けて作ります。次は架空の来場者Aの例で、入力見本として保存できます。

予算や時期が予約メモにないときは、仮の数字で埋めず未確認にします。

置き換える場所を確認してコピーする

前の出力を確認してから次へ進みます。一度に全部を頼むより、誤りがどの段階で入ったかを確かめやすくなります。

新しい会話で始めると、前の案件の情報が混ざりません。

1 既知情報と未確認を整理する

住宅営業の初回接客を準備します。予約メモ：［予約メモ］
時期・資金・土地・建物・家族・他社の6項目に整理してください。
列：項目／確認済みの事実／根拠ID／未確認／質問する理由。
年齢・年収・家族構成・契約意欲を推測しない。入力がない項目は未確認とする。
まだ質問文は作らず、情報の整理だけを行ってください。

2 会話として聞ける質問を作る

確認済みの整理表：［整理表］
来場目的→今の困りごと→希望の背景→条件確認→次回相談の順で質問案を作る。
各質問に、聞く理由／答えに応じた深掘り1問／まだ話したくない場合の対応を添える。
冒頭は「今日はどんなことが分かると、お越しいただいた甲斐がありそうですか」。
資金や他社については質問の目的を説明し、回答を強要しない。
未確認のサービスや資料の提供を約束しない。

3 記録欄つきのシートにする

確認した質問を、A4で印刷できる初回ヒアリングシートに整えてください。確認した質問：［確認した質問］
列：項目／質問／回答の原文／担当者の解釈／未確認／次の確認。
事実と解釈の欄を分け、回答欄は空白にする。予約メモは別欄に根拠ID付きで表示。
最後に、お客様が自社のどこを評価したか／次回の目的／用意するもの／担当／期限／お客様の了承の欄を設ける。
テキストで出し、Excelへ貼れる表も併記する。

出力はどう読む？完成例と直し方

次は編集部が作った架空の準備例で、期待する回答の見本です。実際のAI出力ではありません。記録用CSVには回答欄も入れています。

土地未定なら地域の条件、建て替えなら今の住まいの困りごと、他社を見ているなら良かった点と残る疑問に質問を寄せます。

初稿によくある症状と直し方

直すときは、次のプロンプトを使います。

次の質問を、住宅営業の誘導にならない聞き方へ直してください。
［直したい質問］
希望する広さを決めつけず、困る場面と希望の背景を確認する質問にする。
修正前／問題点／修正後／追加で確認すること、の表で返してください。

収納の例なら、修正後は「今のお住まいで、どんな物をどこへ片付けるときに困りますか」です。

当日はどう使い、使う前に何を確認する？

入館時のアンケートは、氏名・電話・住所などの必須項目だけにします。検討状況や他社の話は、営業が会話しながらシートの記録欄に埋めます。

着座後は、シートを見ながら質問するのではなく、話した内容を記録してから次の質問へ進みます。答えにくい項目は理由を伝え、未確認のまま残します。

次回アポは日程だけでなく、何を一緒に考えるかを伝えます。例えば「土地の条件を整理できたら、その条件で候補を比較する準備をしてよいですか」と了承を取り、用意するものと担当を記録します。

次の4点を確認してから使います。

• 氏名・連絡先を除き、社内のAI利用ルールの範囲で入力した
• 予約メモにない予算・時期・家族の事情を、AIが足していない
• 質問ごとに、自社が聞く理由を説明できる
• 資料や提案を、実際に用意できる範囲でしか書いていない

シートは、接客の採点表ではなく、次の相談を準備する共有資料です。接客後の要望は設計への引き継ぎへ、話し方の練習は営業ロープレへつなげられます。