ChatGPT・Claudeで住宅商談の議事録を作るには？

住宅商談の議事録は、個人情報を置き換えた文字起こしを渡し、要望・提案・合意・未確認・宿題に分けて出させると作れます。ChatGPTでもClaudeでも手順は同じです。各行に発言IDを残せば、原文まで戻って確かめられます。

議事録づくりは4ステップで進める

全体像は次のとおりです。各ステップは、後の節でプロンプトつきで説明します。

1. 文字起こしから、氏名・電話番号・詳細住所を置き換える
2. 発言を「要望・提案・合意・未確認・宿題」に分けた表にする
3. 確認した表だけを使い、議事録に整える
4. 原文と議事録を突き合わせ、根拠のない記述を直す

目的は、商談後に録音や長い会話を聞き直して、まとめ直す時間を減らすことです。AIに任せるのは整理までで、合意かどうかの最終判断は担当者が行います。

ChatGPTとClaudeに何を任せる？

文字起こしを貼って表を作らせる使い方なら、どちらも同じ役割で使えます。

ファイルで渡す場合の上限は、ChatGPTもClaudeも変わることがあります。長い商談は、貼り付けるか、商談ごとに分けると扱いやすくなります。ファイル添付の条件は、ChatGPTの公式ヘルプとClaudeの公式ヘルプで確認してください。

音声から直接文字起こしする機能は、ツールやプラン、端末によって提供状況が異なります。ChatGPTには録音と文字起こしの機能が紹介されていますが、対象環境は更新されるため、使う前に公式ヘルプで確認してください。

素材はどう準備する？個人情報の扱い

お客様の名前や商談内容は、個人情報にあたる場合があります。外部のAIに入れる前に、次の3点を確認します。

• 録音と文字起こしは、相手に目的を伝えて了承を得た分だけ使う
• 氏名は「K様」、電話番号と詳細住所は削除か置き換えにする
• 会社の個人情報の取扱いルールで、AIへの入力が認められているか確認する

あわせて、使うAIの学習設定を確認します。

ChatGPTは設定の「データコントロール」に、会話を学習に使うかどうかの項目があります。Claudeの個人向けプランにも、モデル改善に使うかどうかを選ぶ設定が紹介されています。名称や初期値は変わるため、ChatGPTとClaudeの公式ヘルプで、最新の内容を確認してください。法人向けプランは扱いが別です。

置き換えた文字起こしは、新しい会話に貼ります。長い場合は商談ごとに分け、各発言にIDを振ります。聞き取れない金額や、判別できない話者は「未確認」と書いておきます。

次は、練習用の架空素材です。文字起こし見本を保存して使えます。

指示はどう書く？コピーして使うプロンプト

住宅商談では、希望を話した段階と、仕様に合意した段階を分けて残します。「収納を重視するお客様でした」という要約だけでは、何が決まり、次に何を用意するかが分かりません。

プロンプトの［　］は、自分の素材に置き換える場所です。

1 発言を分類するプロンプト

住宅商談の文字起こしを整理してください。
素材：［発言ID・話者付きテキストを貼る］
列：分類／内容／発言ID／話者／確認が必要な点。
分類は要望・営業の提案・合意・未確認・宿題とする。
相づちや「考えたい」を仕様への合意に変えないでください。
金額・日時・人数・対象を推測せず、不明は未確認とする。
資金・土地・時期・競合・自社評価・親族について発言がなければ未確認とする。
まず抽出表だけを出し、私の確認を待ってください。

分類の目安は次のとおりです。

2 確認後に議事録へ整える

表の誤りを直してから、次のプロンプトを使います。

確認済みの抽出表：［貼る］
この内容だけを使い、住宅商談の議事録を作ってください。
構成：商談概要／顧客の要望／提示した案／合意事項／未確認事項／次回の宿題。
各記載に発言IDを残す。日時・参加者は入力にある場合だけ記載。
宿題は担当／内容／期限／根拠を表にする。未確定の期限を日付に変換しない。
営業の感想は事実とは別欄にし、入力にない心理や契約確率を付けない。
社内共有用と明記し、顧客への送信は行わないでください。

3 原文と突き合わせる

元の文字起こしと議事録を照合してください。
［両方を貼る］
根拠がない記述、提案を合意にした箇所、金額や日付の変化、宿題の抜けを表にする。
誤りがある箇所のみ修正し、修正前／修正後／発言IDを示してください。
「問題なし」と結論する前に、各合意と各宿題の根拠を1行ずつ示してください。

出力はどう読む？完成例と確認点

以下は編集部が架空素材から作った完成見本で、ChatGPTやClaudeの実測出力ではありません。実際の出力は入力と環境で変わります。

読むときは、根拠の発言IDが、実際にその内容を言っているかを原文で確かめます。議事録の完成見本には、未確認事項と宿題まで含めています。

例に登場しない予算や土地条件は、何も書かずに消すのでなく「今回の素材では未確認」と残します。

間違っていたらどう直す？

出力で起きやすい誤りと、直し方をまとめます。

直すときは、会話の続きに「T03の発言を根拠に、合意事項から配置を外してください」のように、場所と根拠を示して頼みます。

共有前に用途ごとに確認する

議事録は商談全体の記録です。共有先によって、残す内容を選びます。

お客様に送るときは、社内用の議事録をそのまま貼らず、担当者が共有範囲を選びます。

設計へ渡す情報の選別は設計引き継ぎシートで行います。同じ内容を作り直さず、確認した記録を材料にしてください。約束を短く伝えるならお礼メール、社内の次の対応は営業会議へ引き継げます。

議事録を作った後、前回の条件をどう更新するかは商談記録の変更履歴と記入例で確認できます。最新の条件だけで上書きせず、変更理由と未確認事項を残します。