商談から設計への引き継ぎシートをChatGPTで作るには？

商談から設計への引き継ぎは、メモをChatGPTかClaudeに貼り、お客様の発言・営業の提案・未確認を分けたシートにして作れます。AIに要望を推測で補わせず、確認済みの事実だけを設計へ渡します。

引き継ぎシートは5つの手順で作る

初回ヒアリングは何を聞くか、住宅提案書はお客様へ何を提案するかが中心です。本記事は、その間にある社内の引き継ぎだけを扱います。

1. 商談メモに発言IDを付け、お客様の氏名・連絡先を案件IDなどに置き換える
2. 新しい会話に貼り、プロンプト1で発言と要望を対応させる
3. 人が原文と照合し、プロンプト2で設計向けのシートにする
4. プロンプト3で、営業と設計が次回聞く質問を作る
5. 回答が得られた行だけ、状態と更新日を書き換える

古い要望と新しい要望が食い違うときは、双方の日付を示してください。新しい発言が過去の合意を撤回したとは限らないため、AIだけで履歴を上書きさせません。

どのAIに何を任せる？

AIが担当するのは、発言の整理と文章化です。何を確定とするかの判断は人が行います。

設計へ渡す情報は、次の4つに分けて残します。AIに「いい感じにまとめて」と頼むだけだと、短くする過程で未確定の情報が確定事項に見えることがあります。

お客様の情報はどこまで入力してよい？

商談メモには個人情報が含まれます。入力前に、次の3点を確認します。

学習設定の項目名や初期値は、サービスやプランで異なります。本記事は公式ヘルプの検索結果の抜粋で確認した範囲で、本文までは取得できていません。最新の内容は公式で確認してください。

設定をオフにしても、個人情報を入れてよいという意味にはなりません。匿名化は続けます。

発言ID付きのメモと6つの確認項目はどう用意する？

メモは、発言者の区別と発言IDを残して貼ります。次は、編集部が作った架空のメモです。

以下は架空の商談メモ。案件A。設計条件・予算の合意はまだない。
M01 お客様A：雨の日でも室内で洗濯物を干せると助かります。
M02 お客様B：玄関にベビーカーを置きたいです。
M03 お客様A：LDKも広くしたい。収納とどちらを優先するか迷っています。
M04 営業：洗面の横に干す場所を設ける方法もあります。
M05 お客様B：その方法は見てみたいですが、まだ決められません。
M06 営業メモ：洗濯量、ベビーカー寸法、必要な収納量は未確認。

実際のメモには、商談日・版・担当者も加えます。「営業の感触」は書かず、お客様が実際に何と言ったかを残します。「感触は良いです」だけが上がったら、「お客様は実際に何と言っていましたか」と聞き返してください。

設計の判断に関わる情報は、住宅商談の6つの確認項目にそろえると抜けを見つけやすくなります。

メモに発言がない項目は、AIに埋めさせず「未確認」と書かせます。

3つのプロンプトで引き継ぎシートを作る

前の出力を原文と照合してから次へ進みます。全工程を一度に頼むと、誤りがどこで入ったか分からなくなります。置き換える場所は次のとおりです。

1 発言と解釈を切り分ける

住宅の商談メモを設計担当へ引き継ぎます。
対象案件・商談日：［記入］
発言ID付きメモ：［貼る］
列：発言ID／発言者／原文／要望の要約／状態／確認が必要な点。
状態は「希望」「営業提案」「明示的な合意」「未確認」のいずれか。
「見てみたい」「検討する」を合意へ変えないでください。
優先度・予算・寸法・家族の生活習慣を推定しないでください。
原文にない要望は追加しません。

2 設計担当向けのシートに整える

人が確認した要望表：［貼る］
社内の設計引き継ぎシートを作ってください。
構成：案件IDと版／お客様の希望／提案したが未合意の案／要望間の調整点／未確認事項。
資金・土地・時期・競合・自社の評価ポイント・親族は、メモに発言がある項目だけ書き、ない項目は「未確認」とする。
各要望に発言IDを残します。必須と希望の区別は明示された場合だけ付けます。
各行に「設計担当が検討すること」と「営業が次回聞くこと」を分けてください。
間取りを確定したり、費用や納期を約束したりしないでください。

3 次回の確認質問を用意する

引き継ぎシート：［貼る］
次回の確認質問を、重要な不明点から5問以内で作ってください。
「○○が必要ですよね」のような誘導を避け、具体的な生活場面を聞きます。
質問／聞く理由／回答が設計のどの判断に関係するか／担当者（未指定なら未定）を表にしてください。
未確認の優先順位を、この出力で勝手に確定しないでください。

出力はどう読む？完成例と直し方

以下は、編集部が架空のメモから作った期待する回答の見本です。実際の商談やAI出力の記録ではありません。

設計担当への引き継ぎ：室内干しと玄関収納の希望があります。洗面横の配置は営業が紹介した案で、採用は未決定です。LDKと収納の優先度も未確認のため、次回の回答を受けて検討条件を更新します。

次回の質問は、設計への影響とセットで並びます。

引き継ぎシートのCSV見本も同じ内容で用意しています。表計算ソフトへ読み込み、担当・回答・更新日の列を足して使えます。

初稿によくある誤りと直し方

直すときは、次の共通プロンプトを使います。

直前の出力の［該当箇所］を修正してください。
確認済みの事実：［原文を貼る］
誤って追加された内容：［記入］
原文にない情報を削除し、不明な点は未確認として残してください。
修正箇所と理由を示し、ほかの確認済み部分は変えないでください。

使う前に確認すること

設計へ渡す前に、次の3点を確認します。

• 氏名・連絡先を除き、社内のAI利用ルールの範囲で入力した
• 各行に発言IDがあり、営業の提案を合意として書いていない
• 資金・土地・時期などを、AIの推測で埋めていない

引き継ぎ後は、設計から返ってきた質問を同じシートへ追記します。回答を得た行だけ更新し、全項目を一括で「確認済み」にしない運用にしてください。

具体的な変更が決まったら仕様変更一覧へ、提案に進むときは提案資料の作り方へつなげます。商談の記録そのものを整える方法は商談議事録にあります。