アフター対応の受付票と返信文をChatGPTで作るには？

引き渡し後の不具合連絡は、ChatGPTで受付票と初回返信の下書きに整理できます。原因・保証の可否・費用・訪問日は、責任者が決めることでAIには断定させません。 返信は人が確認してから送ります。

受付票と返信は4つの手順で作る

全体像は次のとおりです。各手順は後の節でプロンプトつきで説明します。

1. 担当者が、連絡内容から氏名・連絡先・住所を外してメモにする
2. プロンプト1で、申告と推測を分けた受付票を作る
3. プロンプト2で、担当者が確認する事項を整理する
4. プロンプト3で初回返信の下書きを作り、人が確認してから送る

追加の連絡が来たときは、プロンプト4で受付票を更新します。

どのAIに何を任せる？

AIが担当するのは、申告内容の整理と文章化です。不具合の診断はしません。

火災・漏電・ガス臭など危険が疑われる申告は、AIで文面を整えるのを待たず、自社の緊急対応手順を優先します。この記事は通常受付の整理で、緊急性や安全性をAIで判定するものではありません。

入力してよい情報はどこまで？

連絡メモには、お客様の個人情報と建物の情報が含まれます。入力前に、次の3点を確認します。

学習設定の項目名や初期値は、サービスやプランで異なります。最新の内容は公式ヘルプで確認してください。設定を確認しても、個人情報を入れてよいことにはなりません。

写真は対象の場所を示す補足として扱い、写真だけで原因が分かるとは説明しません。

受付票・確認事項・返信を順に作る

前の出力を確認してから次へ進みます。練習用の条件は架空です。「11月8日、室内ドアが昨日から閉まりにくい。洗面横のドア。原因は不明。平日は18時以降の電話希望。写真はまだない」という連絡を扱います。入力メモも使えます。

置き換える場所は次のとおりです。

連絡予定は、社内で確認が取れた場合だけ入力します。会社の運用にない期限を、AIに作らせないでください。

プロンプト1：受付票を作る

住宅のアフター対応の受付票を作ってください。
連絡メモと自社条件：［貼る］
項目：受付ID／受付日／申告された症状／場所／発生時期／影響／連絡希望／担当／次の連絡予定／未確認。
本人の申告と担当者の推測を分け、記載がない内容は未確認にする。
原因・安全性・保証・費用・訪問日を推測しない。
緊急性の判断や修理方法の案内は行わず、緊急対応が必要な申告は自社手順への引き継ぎ欄に残す。

プロンプト2：担当者の確認事項を整理する

上の受付票から、アフター担当が確認する事項を作ってください。
重複を除き、施主への確認／社内資料で確認／現地担当が確認に分ける。
施主に危険な再現・分解・無理な操作を依頼しない。
写真がある場合も原因確定の証拠とせず、対象を確認する補足資料として扱う。
確認できていないことを「問題なし」と記入しないでください。

プロンプト3：初回返信を作る

受付票と確認済みの連絡予定だけを使い、施主への初回返信を作成してください。
構成：連絡へのお礼／伺った症状の確認／次の連絡予定。
原因、保証対象、無料修理、訪問日時は未確定なので約束しない。
担当者が確認する前提で、本文と社内確認欄を分けてください。
自動送信はしないでください。

完成例と、初稿の直し方

以下は編集部の架空の完成見本です。ChatGPTの実測出力や、実際の故障診断ではありません。

施主への返信例は、確認できた内容に絞ります。

ご連絡ありがとうございます。洗面横の室内ドアが昨日から閉まりにくいとのこと、承りました。詳しい状況を伺うため、11月9日18時以降に担当よりお電話いたします。

受付票CSVを保存し、担当・連絡実施日・回答・次回予定を追記できます。

初稿によくある誤りと直し方

直すときは、次の共通プロンプトを使います。

直前の出力の［該当箇所］を修正してください。
誤って追加された内容：［記入］
連絡メモにない情報を削除し、不明な点は「未確認」として残してください。
修正箇所と理由を示し、ほかの確認済み部分は変えないでください。

追加連絡は履歴として更新する

既存受付票と追加連絡：［貼る］
受付IDを維持し、新情報／変更された情報／未確認のままの情報を分けて更新。
元の申告を消さず、更新日時と情報源を残す。
完了扱いは担当者が確認した完了条件がある場合だけ。連絡済みと修理完了は分ける。

受付しただけで完了にせず、連絡予定が担当者へ渡ったことも確認します。

送る前に何を確認する？

保証の対象になるかは、契約内容や不具合の種類で変わります。新築住宅の瑕疵担保責任や保険・供託の仕組みは、国土交通省の公式ページで確認できます。本記事は公式ページの本文を取得できておらず、検索結果の抜粋で確認した範囲です。

保証や法的な扱いをお客様に説明するときは、AIの文面ではなく、責任者が公式情報と契約書で確認した内容を使います。

送信前の4点を確認します。

• 氏名・連絡先・住所を除いて入力した
• 原因・保証・費用・訪問日・補修の約束が文面に入っていない
• 連絡予定が、実際に担当者へ渡っている
• 人が全文を読み、責任者の了承を得てから送信した

通常の点検日程の案内は定期点検の調整へ分けます。不具合の受付後に確認した内容を説明する際は現場報告文も参考にし、社内の判断と施主への説明を対応させてください。ほかの実務は記事一覧から探せます。