定期点検の候補日案内と返信整理をChatGPTでするには？

定期点検の案内は、点検台帳からChatGPTで下書きできます。候補日の案内文、返信の整理表、確定連絡まで進められます。日程・訪問時間・費用の約束はAIに決めさせず、担当者が確定して、送信も担当者が行います。

定期点検の案内は5つの手順で進める

全体像は次のとおりです。各手順は後の節でプロンプトつきで説明します。

1. 連絡方法の希望を確認し、メールでよい方だけを対象にする
2. 台帳から必要な行を抜き出し、氏名・住所・電話を案件IDに置き換える
3. プロンプト1で、今回の点検内容と前回の申し出を整理する
4. 担当者が費用と候補日を確認し、プロンプト2で案内文を作って送る
5. 返信が来たら、プロンプト3で整理表と確定連絡の下書きを作る

紙や電話を希望する方には、その方法を残します。候補日は、担当者が対応できる日時を台帳に用意し、AIに空き時間を推定させません。

どのAIに何を任せる？

AIが担当するのは、整理と文章化です。点検の範囲や日程の判断は担当者が行います。

AIに決めさせないことは、保証の範囲、有償・無償の判断、故障の原因、修理の要否です。AIの出力は下書きで、返信文は人が確認してから送ります。

お客様の情報はどこまで入力してよい？

台帳には、お客様の氏名・住所・電話・建物の情報が含まれます。入力前に、次の3点を確認します。

個人情報保護委員会は、生成AIへ個人情報を含む入力をするときの注意を呼びかけたと報じられています。本記事は報道の検索結果の抜粋で確認した範囲で、公式ページの本文は取得できていません。要件は公式で確認してください。

案件IDと本人を結びつける対応表は、AIに渡さず、社内の台帳に残します。返信の本文にも氏名や住所が含まれるときは、貼る前に消します。

台帳の素材はどう整える？

以下は架空の練習用データです。実在のお客様や自社の点検計画ではありません。

点検の対象や時期は、自社の計画と保証書に従います。保証・点検の範囲を、AIの文章から読み取らないでください。

添付できないときは、許可された範囲で表を貼ります。添付や生成ファイルの機能は、プランや組織の設定で使える範囲が異なります。

3本のプロンプトで案内から確定連絡まで進める

［ ］を自社の情報に置き換え、前の出力を確認してから次へ進みます。全工程を一度に頼むと、誤りがどこで入ったか分からなくなります。

プロンプト1：点検台帳から案内情報を整理する

定期点検の案内を準備します。
匿名化した台帳：［案件ID・今回の内容・前回記録・候補日・所要時間］
今回確認すること／前回の申し出／実施記録／案内前の確認事項に整理してください。
「申し出あり」と「対応完了」を区別してください。費用・保証・故障原因・修理の要否を推測しないでください。

プロンプト2：案内と候補日の確認メールを作る

社内確認済み情報：［点検内容・候補日・所要時間・費用の案内方針］
定期点検の案内メールの件名と本文を作ってください。
点検の案内→確認する内容→候補日→返信してほしいことの順にします。
候補はまだ予約確定ではないと分かる表現にしてください。前回の申し出は確認できた範囲だけ触れてください。
「すべて無料」「必ず修理します」など未確認の約束をしないでください。送信はせず原稿だけ作ってください。

プロンプト3：返信から確定連絡を下書きする

お客様の返信：［匿名化して貼る］
担当者が最終確認した訪問日時：［確定情報。未確認なら未確認］
担当者・当日の連絡先：［確定情報または要記入］
日時が確定している場合だけ、点検の確定連絡文を作ってください。未確認なら、社内確認後に連絡する下書きにしてください。
返信に新しい困りごとがあれば、確認事項として別欄に残し、原因や修理方法は診断しないでください。
複数人の返信があるときは、顧客ID／希望日時／社内確認の状態／次の連絡の一覧を先に作ってください。同じ枠を複数人が希望している場合は重複として止め、勝手に割り当てないでください。メール送信・カレンダー登録は行わず、担当者の確認用出力にします。

出力はどう読む？完成例と直し方

編集部が架空の素材から作った完成見本です。実際のAI実行結果や顧客情報、効果測定ではありません。

完成例：候補日の案内

件名：定期点検の日程のご相談

A様、定期点検のご案内です。今回は建具の開閉と、目視できる水回りの状態を確認する予定です。前回お申し出のあった室内ドアについても、状況を伺えればと思います。所要時間は60分を目安としております。11月14日10時、または11月15日14時で、ご都合はいかがでしょうか。ご返信後に日程を確定してご連絡します。

費用の案内が必要な運用では、社内で確認した説明を加えてから送信します。返信を受けたあとの文面は、次のように分けます。

完成例：返信を一件ずつ探さない確認表

AIの整理表だけで予定を確定せず、実際の台帳と照合します。これで「誰に何を返すか」を一か所で確認できます。

初稿によくある誤りと直し方

直すときは、次の共通プロンプトを使います。

直前の出力の［該当箇所］を修正してください。
確認済みの事実：［原文を貼る］
誤って追加された内容：［記入］
原文にない情報を削除し、不明な点は未確認として残してください。
修正箇所と理由を示し、ほかの確認済み部分は変えないでください。

送る前に何を確認する？

台帳へは「案内済み」「返信待ち」「確定」「実施済み」を分けて記録します。文章を作ることと、予約管理・点検判断は別の工程です。

• 氏名・住所・電話を除き、社内のAI利用ルールの範囲で入力した
• 点検の範囲と費用の案内を、契約書・保証書・点検計画で確認した
• 候補日は担当者の空きを確認したもので、確定日として書いていない
• 返信文は担当者が読み、宛先と内容を確認してから送る

案件ごとに新しい会話で始めると、前の案件の情報が混ざりません。対象と日付を確認してから使ってください。

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