近隣挨拶・工事のお知らせチラシをChatGPTで作るには？

近隣挨拶と工事のお知らせは、現場担当者が確認した工事予定をChatGPTに渡すと、挨拶文からA4チラシまで下書きできます。工期・作業時間・騒音・車両の情報はAIに作らせず、確認した事実だけを入力します。配るかどうかは人が決めます。

近隣案内は5つの手順で作る

全体像は次のとおりです。各手順は後の節でプロンプトつきで説明します。

1. 現場担当者が、工事名・期間・作業時間・今回の作業日を確認して表にする
2. 施主・近隣の方の氏名や住所を除き、新しい会話に貼る
3. プロンプト1で、確定・予定・未確認を分ける
4. プロンプト2で、着工挨拶と作業のお知らせを作り、プロンプト3でA4チラシにする
5. 現場担当者が内容を確認して配布し、配布日・範囲・版を記録する

作るのは配布前の下書きです。工事の内容を決めることや、規制への適合を判断することはAIに任せません。

どのAIに何を任せる？

AIが担当するのは、情報の整理・文章化・紙面づくりです。事実の確認と配布の判断は人が行います。

AIに決めさせないことは、作業日や時間の補完、防音対策などの追加、連絡先の作成、規制への適合の判断です。

入力する素材はどう整える？

まず「いつ・どこで・どんな影響があるか」をそろえます。「ご迷惑をおかけします」だけで済ませず、近隣の方が予定を立てる材料を載せることが目的です。

以下は架空の練習用入力です。実在の工事ではありません。

工期は予定として書き、変更時の連絡方法も決めておきます。実際に配る原稿の現場名と連絡先は、担当者があとから戻します。

外部のAIに入力する前に、次の3点を確認します。

学習設定の項目名や初期値は、サービスやプランで異なります。最新の内容は公式ヘルプで確認してください。

3本のプロンプトで挨拶文からチラシまで進める

［ ］を自社の情報に置き換え、前の出力を確認してから次へ進みます。全工程を一度に頼むより、誤りがどの段階で入ったかを確かめやすくなります。

ファイルの添付・生成は、プランや組織の設定で使える範囲が異なります。添付できないときは許可された範囲の文字を貼り、生成ファイルが使えないときは原稿を手元のアプリへ貼って進めます。

1 工事予定を案内用に整理する

近隣住民への工事案内を準備します。
工事情報：［工事名・期間・作業時間・休工日］
今回の作業：［日付・時間・音や車両の出入り］
確認済みの対応：［誘導員など］
未確認：［連絡先・雨天時など］
確定事項／予定／掲載前に確認することの表にしてください。工事情報にない配慮や対策を追加しないでください。

2 着工挨拶と作業のお知らせを作る

確認済み情報：［整理表］
①着工前の挨拶文、②特定の日の騒音作業のお知らせを、それぞれ300字以内で作ってください。
挨拶→対象工事→期間と作業時間→予想される影響→実施する対応→問い合わせ先の順にします。
不明な連絡先は［要記入］とし、公開前チェックにも載せてください。「騒音は一切ありません」など実行を保証できない表現を使わないでください。

3 そのまま印刷できる近隣案内チラシにする

確認済みの案内文・工事予定：［貼る］
用途：［着工挨拶／騒音作業のお知らせ／予定変更］
変更時のみ：［旧予定・新予定・理由・変わらないこと］
A4縦1ページのお知らせチラシを、ブラウザで開ける単一HTMLファイルとして作ってください。配置の説明だけではなく、完成した紙面を出力します。
上段に大きな件名、中段に日程・時間・場所・影響する作業の表、下段に配慮する内容と問い合わせ先を配置してください。本文12pt以上、白地に濃い文字、白黒印刷でも読めるデザインにします。
主要な文字はcontenteditableで編集可能にし、印刷ボタンは印刷時に隠してください。@pageはA4、余白15mm。外部通信・外部フォント・外部ライブラリは使いません。
未確定の連絡先は「要確認」と表示し、実在しそうな電話番号を作らないでください。変更時は旧予定と新予定を区別します。
ファイル生成が使えなければ全文のHTMLコードを出してください。

作ったHTMLはブラウザで開き、日時・場所・問い合わせ先を確認してから、A4で印刷またはPDF保存します。

出力はどう読む？完成例と直し方

文章が丁寧でも、日時が違えば案内として使えません。特に「終日」と「9〜15時」、「確定」と「予定」を照合します。

完成例：作業のお知らせ

掘削作業のお知らせ

平素より工事にご理解をいただき、ありがとうございます。A邸新築工事では、11月5日・6日の9時から15時に掘削作業を予定しております。作業音と工事車両の出入りが発生する見込みです。車両出入り時は誘導員を配置する計画です。ご不便をおかけしますが、ご理解のほどお願い申し上げます。

工事場所・担当者・連絡先：［配布前に確定情報を記入］

上記は編集部が架空の素材から作った完成見本です。実際のAI実行結果・顧客情報・効果測定ではありません。

完成例：現場名を入れ替えて使うA4紙面

近隣向け工事案内の紙面見本を開く

文字をクリックして修正し、印刷ボタンからA4・倍率100%・ヘッダーとフッターなしでPDF保存します。再読み込みで編集は戻ります。

所在地・担当者・連絡先を確認し、社内プリンターで試し刷りしてから配布してください。AIがファイルを渡せない場合はHTMLコードをメモ帳に貼り、UTF-8の notice.html として保存して開けます。

初稿によくある誤りと直し方

直すときは、次の共通プロンプトを使います。

直前の出力の［該当箇所］を修正してください。
確認済みの事実：［原文を貼る］
誤って追加された内容：［記入］
原文にない情報を削除し、不明な点は未確認として残してください。
修正箇所と理由を示し、ほかの確認済み部分は変えないでください。

雨天などで予定が変わったら、旧予定・新予定・理由を追記して再作成を頼みます。変更箇所が分かる紙面にし、版と配布日を更新します。

配布前に何を確認する？

AIが作ったお知らせは、人が内容を確認してから配ります。確認する主な点は次のとおりです。

• 日付・時間・作業内容が、現場担当者の確認した事実と一致している
• 連絡先と担当者名を、担当者が記入した
• 入力用の匿名原稿と、配布する確定版を分けて保存した
• 配布日・範囲・版を記録し、同じ近隣へ矛盾した案内を渡さない

工事の騒音・振動には、騒音規制法などの規制や届出の対象になる作業があります。対象かどうか、いつまでに何を出すかは地域や作業内容で変わるため、本記事では判断しません。

環境省は、特定建設作業の届出を市町村長に出す手続として案内していると紹介されています。本記事は公式ページの本文を取得できておらず、検索結果の抜粋で確認した範囲です。工事場所の市町村の環境担当課と公式ページで確認してください。

配布後に近隣から質問があれば、内容と対応を記録して、次の案内へ反映します。

次の案件でも使えるように残す

入力欄と確認項目を手元に残し、案件ごとに新しい会話で始めます。前の案件の情報が混ざらないよう、対象と日付を確認してから使ってください。

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