協力会社別の発注依頼書をClaudeで作るには？

見積の明細は、ClaudeやChatGPTで協力会社別の発注依頼書の下書きに分けられます。AIは転記を間違えるものとして、金額・数量・納期・仕様は人が見積原本と突き合わせてから送ります。本記事のプロンプト5本は、そのまま試せます。

発注依頼書は6つの手順で作る

全体像は次のとおりです。各手順は後の節でプロンプトつきで説明します。

1. 担当者が、社内承認済みの明細と発注先を表にまとめる
2. お客様の氏名・住所を案件IDに置き換え、新しい会話に貼る
3. プロンプト1で、発注対象と保留を分ける
4. プロンプト2で、協力会社ごとの依頼書の下書きを作る
5. プロンプト3で、見積原本との照合表を作り、担当者が原本を見て確認する
6. プロンプト4で確認メールを作り、担当者が内容を見て送信する

作るのは確認用の下書きです。取引条件を決めることや、実際に発注する操作はAIに任せません。

どのAIに何を任せる？

AIが担当するのは、分類・転記・文章化・照合の補助です。発注するかどうかの判断と送信は担当者が行います。

AIに決めさせないことは、同等品への置換、数量や単位の換算、価格や支払条件の補完、発注先の選定です。希望納期は相手の回答があるまで確定ではありません。

見積や協力会社の情報はどこまで入力してよい？

見積には、お客様の個人情報と取引先の金額が含まれます。入力前に、次の3点を確認します。

学習設定の項目名や初期値は、サービスやプランで異なります。本記事は公式ヘルプの検索結果の抜粋で確認した範囲で、本文までは取得できていません。最新の内容は公式で確認してください。

設定を確認しても、個人情報や機密を入れてよいことにはなりません。迷う項目は、会社名を「材料会社A」のように置き換えて練習します。

入力する明細はどう整える？

見積書に載っていても、発注の承認が済んだとは限りません。承認済みの行だけを、明細IDを付けて表にします。

以下は架空の練習条件です。品番や数量は実在する製品の仕様ではありません。入力CSVでも練習できます。

O01とO02は同じ工事でも、材料購入と施工依頼で単位が違います。箱数と面積を換算せず、依頼を分けます。O03は依頼書に混ぜず、保留として残します。

添付できない場合は、この表を貼って始めます。顧客名や住所は入れず、案件IDだけを使ってください。

4本のプロンプトで見積から確認メールまで進める

前の出力を確認してから次へ進みます。全工程を一度に頼むと、誤りがどこで入ったか分からなくなります。

置き換える場所は次のとおりです。

プロンプト1：対象と保留を分ける

発注依頼書の下書きを準備します。
素材：［承認状態付き明細と自社様式を添付／貼る］
明細IDごとに、発注対象／保留／確認必要へ分類してください。
発注対象は社内承認が明示され、仕様・数量・単位・発注先がそろう行だけ。
価格・支払条件・納期回答など、自社様式に必要だが欠ける情報は確認欄にする。
材料と施工を分け、単位換算や同等品への置換はしないでください。
全明細IDを1回ずつ対応させ、漏れと重複を確認してください。

プロンプト2：協力会社ごとに下書きを作る

担当者確認済みの対象一覧：［貼る］
会社別の発注依頼書案を作ってください。表題は「確認用下書き・未送信」。
列：案件ID／明細ID／材料または施工／品番・仕様／数量／単位／希望日／納期回答／確認事項。
希望日は希望のまま書き、納期回答は入力がなければ未回答とする。
自社様式の欠けた必須項目は「担当者確認」と表示し、架空の金額や条件を入れない。
別に、保留明細と不足情報の一覧も出す。
ファイルを作れる場合は会社ごとに編集可能な表で出し、できなければ本文に表を表示する。
外部への送信や発注確定は行わないでください。

プロンプト3：見積原本と照合する

AIの転記・集計は間違えることがあります。依頼書案を作った会話とは別に、原本と案を並べて照合させます。

見積原本の該当行：［貼る］
依頼書案：［貼る］
明細IDごとに、品番・仕様／数量／単位／金額／希望日を比べ、
一致／不一致／原本にない記載のどれかを表にしてください。
不一致と原本にない記載は、原本の値と案の値を並べて示す。
推測で一致と判断せず、判断できない行は「人が確認」と書く。
案の修正はせず、照合結果だけを出してください。

この照合もAIが誤ることがあります。照合表は人が見る順番の目安にして、最後は担当者が見積原本を見て確認してください。

プロンプト4：回答をもらうメールを作る

確認済みの依頼書案：［貼る］
取引先に条件確認を依頼するメールの下書きを作成してください。
確認したいこと：希望日に対応可能か、数量・仕様・範囲に認識違いがないか。
未確認の金額・支払条件は追加しない。発注確定済みと書かない。
件名／本文／送信前確認を分けてください。
本文には、正式な発注は自社の承認・発注手順に沿って行う旨を自然に記載する。

出力はどう読む？完成例と直し方

編集部が架空の入力から作った完成見本です。Claudeの実測出力や、実際に使う正式な発注書ではありません。

材料会社Aへ確認するメールの例は次のとおりです。

件名：案件H01・床材F-Aの納品条件の確認

案件H01で床材F-Aを12箱、11月6日の納品希望で検討しています。数量・仕様と、ご対応可能な納品日をご確認いただけますでしょうか。

金額等の条件も確認したうえで、当社の承認・発注手順に沿って正式にご連絡いたします。

会社別の依頼書案CSVは値を整理した見本です。正式書式として必要な項目は、自社様式と取引先の条件に合わせて担当者が補います。

初稿によくある誤りと直し方

直すときは、次の共通プロンプトを使います。

直前の出力の［該当箇所］を修正してください。
見積原本の値：［原文を貼る］
誤って追加された内容：［記入］
原本にない情報を削除し、不明な点は「担当者確認」として残してください。
修正箇所と理由を示し、ほかの確認済み部分は変えないでください。

変更が出たときは差分を出す

O01の数量を12箱から14箱に変更する案です。社内の変更承認は未完了です。
前版：［貼る］
変更前・変更後・増減・承認状態の一覧を出してください。
正式な依頼書は更新せず、変更案として分ける。他の行と希望日は変えない。

送る前に何を確認する？

書面化は公式で確認する

建設工事の請負契約は、建設業法第19条で、契約内容を書面にして互いに交付することが求められると紹介されています。注文書と請書で契約する形や、電子契約についても国土交通省が整理した通知があります。

2025年には記載事項に追加があったと紹介されています。条文や要件は、国土交通省の公式ページで確認してください。本記事は公式ページの本文を取得できておらず、検索結果の抜粋で確認した範囲です。

AIが作った依頼書は確認用の下書きであり、法的な書面とは限りません。法的な判断は、社内や専門家に確認してください。

送信前の4点

送信前に、次の4点を確認します。

• 氏名・住所を除き、社内のAI利用ルールの範囲で入力した
• 全明細IDが、発注対象か保留のどちらかにある
• 金額・数量・納期・仕様を、人が見積原本と1行ずつ突き合わせた
• 担当者が宛先と添付内容を確認し、相手の回答を記録する

元の情報は、見積作成と仕様変更一覧から引き継げます。届いた請求との突き合わせは請求書の照合、納期の管理は資材の納期確認にあります。ほかの実務は記事一覧から探せます。